ปัญหาเรื่องระดับความรู้ ทักษะ ความสามารถของบุคลากร ปัญหาเรื่องการลาออกของพนักงานเก่าและมีการรับพนักงานใหม่เข้ามาอยู่เรื่อยๆ ส่งผลให้เกิดปัญหาในการทำงาน ปัญหาด้านคุณภาพของสินค้า บางครั้งก็หนักถึงขั้นเป็นข้อร้องเรียนมาจากลูกค้า
.
สาเหตุส่วนหนึ่งเกิดมาจากการสื่อสารระหว่างบุคคล การชี้แจงกันด้วยปากเปล่า การสอนงานด้วยปากเปล่า การอธิบายขั้นตอนการทำงานด้วยปากเปล่าโดยอาศัยความรู้หรือความชำนาญส่วนบุคคล บางคนที่ใส่ใจมากๆ สอนมากๆ ชี้แจงมากๆ อธิบายมากๆ และทำมันอยู่บ่อยๆ บุคลากรในทีมก็มีความรู้มีความเข้าใจมาก การทำงานก็ปราศจากปัญหา ในขณะเดียวกัน หัวหน้างานบางคน ผู้จัดการบางท่าน อาจไม่ได้เป็นแบบนั้น ขี้เกียจบอก ขี้เกียจพูด ขี้เกียจสอน สุดท้ายก็ส่งผลให้เป็นปัญหาตามมามากมาย
.
เมื่อพนักงานเข้าใจไม่ตรงกัน งานเดียวกัน ขั้นตอนเดียวกัน เขาก็อาจทำไม่เหมือนกัน เมื่อเขาทำไม่เหมือนกัน ระดับคุณภาพของงานที่ออกมาก็มีความแตกต่างกัน กรณีเช่นนี้เวลาที่เกิดปัญหาขึ้นมา การวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงจะทำได้ยากมากๆ เพราะเรายังไม่รู้เลยว่ามาตรฐานการทำงานที่ถูกต้องนั้นเป็นอย่างไร และพนักงานเขาได้ปฏิบัติตามนั้นอย่างครบถ้วนสมบูรณ์ไหม
.
ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ครับ ด้วยการเรียบเรียงและเขียนขั้นตอนการทำงานออกมาเป็นเอกสารแบบง่ายๆ ที่เราเรียกว่า Workflow เขียนอธิบายการทำงาน ว่าเป็นขั้นตอนการทำงานเรื่องอะไร ขั้นตอนแรกต้องทำอะไร ใครเป็นคนทำ (ตำแหน่งงาน) จากนั้นไหลไปไหนต่อ ไหลไปหาใคร ต้องนำเสนอใครเพื่อตัดสินใจไหม ถ้าการตัดสินใจคือไม่อนุมัติหรือไม่ผ่าน มันจะต้องไหลไปทางไหน แต่ถ้าตัดสินใจยอมรับอนุมัติหรือผ่าน การทำงานจะไหลไปทางใดต่อ
.
เขียนแบบนี้ตั้งแต่ต้นจนจบงานนั้นๆ แล้วนำมาอธิบาย นำมาสื่อสาร นำมาสอน หรือเพื่อเป็นการกันลืมก็อาจจะนำไปติดไว้ในพื้นที่ปฏิบัติงานก็ได้ หากต้องการทำให้พนักงานหรือผู้ปฏิบัติงานมีความเข้าใจมากยิ่งขึ้น ในแต่ละขั้นตอนก็อาจจะมีรูปภาพประกอบได้ ซึ่งสามารถทำได้ง่ายมาก ใช้ โปรแกรม Excel ช่วยทำ ช่วยในการ Insert ภาพประกอบที่ถ่ายมาจากหน้างานจริงก็ได้
.
ในกรณีที่ต้องการความ Advanced มากยิ่งขึ้น อาจใช้สัญลักษณ์ประกอบในแต่ละขั้นตอนก็ได้ เพื่อให้ทราบว่าสัญลักษณ์ไหนคือการปฏิบัติงาน สัญลักษณ์ไหนคือการรอคอย สัญลักษณ์ไหนคือการตรวจสอบ สัญลักษณ์ไหนคือการตัดสินใจ สัญลักษณ์ไหนคือจุดสิ้นสุดของงาน หากต้องการความ Advanced มากยิ่งขึ้นตามไปอีก ในแต่ละขั้นตอนก็อาจจะใส่ตัวเลขครับว่าโดยปกติแล้ว โดยมาตรฐานแล้ว ขั้นตอนการทำงานนี้ใช้เวลากี่นาที หรือกี่วินาทีเป็นต้น